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Pregunta
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Respuesta correcta
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¿Cuál es la mejor práctica para archivar documentos físicos? :
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Usar un sistema de clasificación |
¿Qué tipo de material se recomienda usar para proteger documentos importantes? :
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Fundas de plástico |
¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos fiscales, según la normativa común? :
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5 años |
¿Qué es una "hoja de ruta" en la administración de documentos? :
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Un plan para el manejo de documentos |
¿Cuál es una desventaja de los documentos físicos? :
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Ocupan espacio físico |
¿Qué es el almacenamiento en la nube? :
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Almacenar archivos en servidores accesibles por internet |
¿Cuál es un riesgo común al manejar documentos electrónicos? :
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Pérdida de datos por fallos técnicos |
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Pregunta
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Respuesta correcta
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¿Qué herramienta se utiliza comúnmente para gestionar documentos electrónicos? :
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Sistemas de gestión de documentos (DMS) |
¿Cuál es la ventaja principal de digitalizar documentos físicos? :
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Facilita el acceso y la búsqueda de información |
¿Qué significa "copia de seguridad"? :
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Guardar una copia de los datos en otro lugar para prevenir pérdidas |
¿Qué es más seguro: documentos físicos en una caja fuerte o documentos electrónicos cifrados? :
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Documentos electrónicos |
¿Cuál es la importancia de tener un plan de recuperación de desastres para documentos? :
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Para garantizar la recuperación de información importante |
¿Qué se debe hacer antes de destruir documentos físicos o electrónicos? :
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Verificar las políticas de retención de documentos |
¿Cuál es un beneficio de tener un sistema híbrido (físico y electrónico) de gestión de documentos? :
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Flexibilidad y accesibilidad |
¿Qué práctica ayuda a mantener la privacidad de documentos electrónicos? :
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Usar contraseñas seguras y autenticación |
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